Archivieren

Wenn man einen Brief oder eine Email schreibt, einen Finanzbericht mit einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellt oder ein Fax, eine elektronische Rechnung erhält, immer stellt sich die Frage, wo speichert man diese Informationen ab und wie findet man sie bei Bedarf wieder. In modernen Unternehmen und Verwaltungen entstehen heute die meisten Dokumente bereits in digitaler Form und was noch in Papierform vorliegt, wird eingescannt und digital weiterverarbeitet. Wir sprechen von Tausenden und bei größeren Organisationen von vielen Millionen von Dokumenten, die jährlich anfallen und in digitaler Form aufbewahrt werden müssen. Der nachfolgende Beitrag geht nun der Frage nach, wie und unter welchen Rahmenbedingungen die elektronische Archivierung dieser Informationsflut erfolgen soll.

Vom "Papierarchiv" zum "Elektronischen Archiv"

Die Begriffe „Archiv“ bzw. „archivieren“ sind keine neuen Wortschöpfungen. Ganz im Gegenteil – die sprachlichen Wurzeln liegen in der lateinischen Sprache (archivum), die wiederum auf griechische Ursprünge (archeίo) zurückzuführen ist. Dort verstand man darunter (meist öffentliche) Einrichtungen, in denen wichtige Dokumente und Gegenstände aufbewahrt worden sind. Das Aufbewahren und natürlich auch das Wiederfinden von in Archiven abgeleg-ten Dokumenten sind also seit Jahrtausenden von großer Bedeutung.

In der jüngeren Vergangenheit vollzog sich rund um das Thema Archivierung eine ganz wesentliche Erweiterung und Veränderung. Durch das Faktum, dass Infor-mationen nun seit einigen Jahrzehnten auch in elektronischer Form vorliegen können, ergab sich die Notwendigkeit, diese Dokumente auch in elektronischer Form zu archivieren (elektronisches Archiv). Der Begriff der elektronischen Archivierung wird allerdings einerseits sehr unterschiedlich genutzt und andererseits auch durch Funktionalitäten erweitert, die weit über das Ablegen und Wiederfinden von Informationen hinausgehen.

ECM - Die rechtlichen Rahmenbedingungen

Die nachfolgenden Themen sind nur als kurzer Exkurs über die inzwischen sehr komplexen und schwer überschaubaren rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen, die die elektronische Archivierung begleiten, gedacht. Vor allem sollten einige wichtige Begriffe erläutert werden.

Rechtliche Vorgaben und Regelwerke

Aus der Vielzahl von Rechtsvorschriften und sonstigen Regularien, die Einfluss auf die elektronische Archivierung haben, werden nachfolgend nur einige beispielhaft angeführt:

• UGB / BAO – Unternehmensgesetzbuch / Bundesabgabenordnung
• SigG / SigV – Signaturgesetz / Signaturverordnung
• InfoSig / InfoSiV – Informationssicherheitsgesetz / -verordnung
• Basel II
• SOX (oder SOA) - Sarbanes-Oxley-Act (USA)
• 8. EU-Richtlinie
• GDPdU – Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (Deutschland)

CobiT und ITIL

Für die IT-Governance kommen immer mehr Verfahrensmodelle und Werkzeuge, wie CobiT, ITIL und andere in Gebrauch, die Transparenz und Überprüfbarkeit der IT-Landschaft im Unternehmen ermöglichen sollen und somit auch Einfluss auf das Thema ECM haben:

CobiT (Control Objectives for Information and Related Technology): CobiT ist das international anerkannte Framework zur IT-Governance und gliedert die Aufgaben der IT in Prozesse und Control Objectives. CobiT war ursprünglich als Werkzeug für IT-Prüfer entwickelt worden und hat sich zu einem Werkzeug für die Steuerung der IT aus Unternehmenssicht und für die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen weiterentwickelt.

ITIL (Infrastructure Library): ITIL ist eine Sammlung von Good Practices, die die für den Betrieb einer IT-Infrastruktur notwendigen Prozesse beschreiben und ist inzwischen international ein De-fakto-Standard geworden.