Kollaboratives Dokumentieren

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E-Collaboration: Kollaboratives Dokumentieren

E-Collaboration befasst sich mit der Computerunterstützung kooperativen Arbeitens, dabei werden Personen und Gruppen in ihrem persönlichen Arbeitsumfeld bei der Aufgabenbewältigung mit IKT unterstützt. Für diese Anwendungsszenarien werden unterschiedliche Begriffe verwendet, wie Shared Spaces, CSCW (Computer Supported Cooperative Work), Groupware, Virtuelles Büro, Workflowmanagement Systeme, E-Collaboration, computerunterstützte Teamarbeit, usw. Diese Begriffe zeigen teilweise unterschiedliche Aspekte und Sichtweisen auf, zum Anderen werden sie als Synonyme verwendet. Sie spiegeln damit den organisatorischen Trend hin zu flexiblen und dynamischen Teams wieder.

Inhaltsverzeichnis


Einführung

Um die Zusammenarbeit in verteilten Teams zu gewährleisten, werden unterwschiedliche Werkzeuge zur Unterstützung verwendet, insbesondere dann, wenn die Teams räumlich verteilt arbeiten. Neben Werkzeugen zum Austausch und Archivierung von Dokumenten ist eine weitergehende Teamunterstützung wie Kalender oder Aufgabenverwaltung notwendig. Beispiele dafür sind: Collaborative Software wie Office-Anwendungen, Projektmanagement Software, Groupware, Video-Konferenz Tools.

Konzepte

Im Folgenden werden einige Grundkonzepte der virtuellen Zusammenarbeit und Dokumentation dargestellt. Virtuelle Teams überwinden Hindernisse in Form von Entfernungen, Zeitzonen und Organisationsgrenzen, daraus ergeben sich für die Zusammenarbeit spezielle Probleme, um eine effiziente und effektive Teamarbeit zu gewährleisten.

Synchrone vs. asynchrone Kommunikation

Kommunikation bezeichnet Prozesse, in denen ein Sender (mindestens) einem Empfänger über ein Medium eine Nachricht zukommen lässt. Das Medium kann z. B. die gesprochene Sprache, ein Brief, eine Fernsehsendung oder auch der Computer sein. Jedes Medium hat seine bestimmten Zeichen und Codes. Voraussetzung für eine funktionierende Kommunikation ist die annähernd gleiche Interpretation der Signale, die als gemeinsame Sprache ausgedrückt werden kann. Im persönlichen Kontakt wird neben der Sprache auch z. B. über Mimik, Gestik und den Tonfall kommuniziert. Unter synchroner Kommunikation versteht man einen Modus der Kommunikation, bei dem die Kommunikationspartner beim Senden oder beim Empfangen von Daten sich zur gleichen Zeit in der Kommunikationssituation befinden. Beispiele dafür sind Chat, Video-Konferenz, Audio-Konferenz. Bei asynchroner Kommunikation findet das Senden und Empfangen von Daten zeitlich versetzt und ohne Blockieren des Prozesses durch bspw. warten auf die Antwort des Empfängers statt. Beispiele dafür sind E-Mail, Foren, Mailinglisten.

Zusammenarbeit in der Arbeitsgruppe A Gleiche Zeit B Unterschiedliche Zeiten
1 Gleicher Ort Computerunterstützte Sitzungsmoderation, Präsentationssysteme, Interaktive Tafel, Abstimmungswerkzeuge Gruppenkalender, Aktivitäten-, Projekt- & Workflowmanagement, "Schwarzes Brett", öffentliche Displays
2 Unterschiedliche Orte Internet-Konferenz mit Audio & Video Chat, Instant Messaging, Screen-Sharing, Whiteboard, WebCast, virtuelle Welten E-Mail, Voice-Mail, Bulletin Boards, Foren, Blogs, RSS-Feeds, Podcasts, Wikis, Gruppenkalender, Aktivitäten-, Projekt- & Workflowmanagement, Sharing von Dokumenten, Sharing von multimedialen Inhalten (z. B. Flickr, YouTube), Wissensmanagementsysteme

Kommunikationssteuerung

Für die Steuerung der Kommunikation werden verschiedene Aspekte unterschieden:

  • Initiierung und Kontrolle der Kommunikation: in Abhängigkeit, wer die Kommunikation initiiert und kontrolliert, unterscheidet man in Hol- und Bringschuld (Pull- bzw. Pushvorgänge). Initiiert der Sender den Kommunikationsvorgang, so spricht man von Push-Vorgang. Das Push kann auch von Softwarekomponenten des Kommunikationssystems erfolgen, etwa bei Zustandsnachrichten über die Liste der aktiven Teilnehmer bei Instant Massaging Systemen oder bei Voice over IP.
  • Pull beschreibt dagegen die vom Empfänger initiierte Kommunikation, die Nachrichten werden z. B. auf einer Web-Seite abgeholt. Der abholende Akteur kann auch eine SW-Komponente sein, z. B. bei einem Abonnement von RSS-Feeds.
  • Turn Taking (Sprecherwechsel): beschreibt den Vorgang des Wechsels von der Sender- zur Empfängerrolle im Kommunikationsprozess. Es stellt sich die Frage, ob der Wechsel explizit (nach festen Regeln, nach Zuteilung) oder implizit erfolgt. In der Face-to-face-Kommunikation erfolgt die Ankündigung eines Wechsels durch Blickkontakt, Intonation, Körperhaltung. In der virtuellen Kommunikation fallen diese Ankündigungen weg, es besteht daher oft das Problem, dass gleichzeitig kommuniziert wird bzw., dass es zu einer stockenden Kommunikation kommt. Daher müssen geeignete Maßnahmen getroffen werden, wie z. B. die „Weitergabe“ des Mikrophons bei Videokonferenzsystemen durch den Moderator.
  • Backchanneling: in der face-to-face-Kommunikation kommt es durch Blickkontakt, Kopfnicken, Lächeln, ... zu einer Rückmeldung an den Sender, dem damit Aufmerksamkeit, Verstehen, Bewerten, … signalisiert wird. In der virtuellen Kommunikation werden zur Kommunikationssteuerung andere Mittel der Rückmeldung eingesetzt, wie z. B. Emoticons, "Wer ist Online", ...

Eigenschaften von Kommunikationsmedien

Dennis & Valacich gehen in ihrer Media-Synchronicity-Theorie davon aus, dass die zu erledigenden Aufgaben und deren Kooperationsprozesse die optimale Medienwahl bestimmen. [1] Sie legen das Potential von Medien an fünf Faktoren fest:

  • Geschwindigkeit des Feedbacks: Wie schnell kann ein Kooperationspartner auf Nachrichten antworten?
  • Symbolvarietät: Auf wie viele Weisen kann eine Information übermittelt werden? Hier geht es um die Anzahl der gleichzeitig genutzten Kanäle, so werden bei einer Videokonferenz mehr Kommunikationskanäle angesprochen als bei einem Telefonat.
  • Parallelität der Kommunikation: Wie viele Kanäle stehen gleichzeitig zur Verfügung?
  • Erstellung und Überarbeitbarkeit eines Kommunikationsbeitrages: Überarbeitbarkeit legt das Ausmaß fest, indem der Sender die Nachricht verändern und/oder verfeinern kann, bevor sie versendet wird. Bei gesprochener Sprache ist dies nicht möglich, wenn die Information verschriftlicht wird, kann sie noch bearbeitet werden.
  • Wiederverwendbarkeit eines Kommunikationsbeitrages: Die Wiederverwendbarkeit ist das Gegenstück zur Überarbeitbarkeit auf Empfängerseite, hier geht es um das Maß an Wieder- und Weiterverarbeitung einer Nachricht.

Dimensionen der Zusammenarbeit

Unabhängig von den eingesetzten Technologien lassen sich die Applikationen noch ihren elementaren Unterstützungsfunktionen gliedern. Hierbei werden Kommunikations-, Kooperations- und Koordinationsfunktionen unterschieden, die eng miteinander verbunden bzw. überlappend sind. Kommunikation: Darunter versteht man einen verlässlichen und hinreichend schnellen Informationsaustausch der Kommunikationspartner untereinander, sowie die damit verbundenen vor- und nachgelagerten Aktivitäten. Kooperation: Diese bedingt eine starke Übereinstimmung von Zielen; die Gruppe ist als Ganzes für das Ergebnis, z. B. die Erstellung eines Berichtes, verantwortlich. Koordination: Diese erfordert noch kein gemeinsames Ziel, jedoch gemeinsame Interessen und/oder organisatorische Zusammengehörigkeit. Im Mittelpunkt steht die Abstimmung der Kommunikationspartner (z. B. um einen gemeinsamen Termin zu vereinbaren).

Tools

Instant Messaging

Instant Messaging erlaubt die synchrone Kommunikation zwischen zwei und mehreren Teilnehmern. Es eignet sich für interaktionslastige Aufgaben. Die dazu erforderliche Software ist auf PCs und mobilen Geräten verfügbar und verfügt über Funktionen zum Teilen von Dateien, Übertragen von Nachrichten und Audio-Telefonie mit (mehreren) Teilnehmern. Instant Messaging Systeme geben eine Rückmeldung über Anwesenheit und Awareness (gegenseitige Wahrnehmung) wie bspw. „Wer ist Online“, „“wer schreibt“. Instant Messaging wird zunehmend auch in der internen Unternehmenskommunikation verwendet.

  • iMessage
  • Windows Live Messenger
  • Facebook Messenger
  • Tencent QQ
  • WhatsApp

Desktop sharing

Unter Desktop Sharing versteht man die Übertragung (eines Teiles) des Bildschirminhaltes eines Computers an einen oder mehrere Computer. Der Benutzer des entfernten Computers kann dabei den Bildschirminhalt entweder nur betrachten, Markierungen setzen oder die Steuerung des Computer übernehmen (z.B. für eine Fernwartung). Damit können Dokumente synchron und ortsunabhängig bearbeitet und besprochen werden. Eingesetzt wird diese Funktion auch bei Videokonferenzsystemen, Instant Messaging und im Support. Mit Desktop Sharing können Online-Präsentationen bzw. Online-Meetings ortsunabhängig unterstützt werden.

Über die Funktion des Remote Desktop wird der Fernzugriff auf einen Rechner ermöglicht, so kann beispielsweise ein Supportmitarbeiter ortsunabhägig die Wartung eines Rechners übernehmen.

Online Dokumente – Document Sharing

Darunter versteht man Werkzeuge zum gemeinsamen Erstellen und Editieren eines Dokumentes. Dabei sind Mechanismen, die Informationen der Kommunikationspartner übereinander austauschen (Awareness-Unterstützung), notwendige Voraussetzungen für synchrones Joint Editing. Informationen über die Anwesenheit und das Verhalten anderer Beteiligter muss für alle Gruppenmitglieder ersichtlich sein, wie beispielsweise:

  • Wer ist Teil der Arbeitsgruppe?
  • Wer arbeitet wo?
  • Wer macht gerade was?

Der aktuelle Stand der gemeinsam bearbeiteten Dokumente wird für alle Bearbeiter konsistent gehalten, dazu sind Mechanismen der Eingabe-Koordination notwendig: Concurrency Control (Nebenläufigkeitskontrolle) übernimmt diese Aufgabe. Beim synchronen Bearbeiten von gemeinsamen Objekten ist eine entsprechende Nebenläufigkeitskontrolle notwendig, die unterschiedlichen Strategien folgen kann. Man unterscheidet verschiedene optimistische und pessimistische Concurrency-Control-Strategien voneinander:

  • Pessimistische Strategien verhindern Konflikte bei der gemeinsamen Bearbeitung eines Objektes, indem immer nur ein Gruppenmitglied zur gleichen Zeit an einem Objekt Änderungen vornehmen kann, für die anderen Gruppenmitglieder ist das Objekt gesperrt. Wird der Bearbeitungsvorgang beendet, so wird dass Objekt für die anderen Gruppenmitglieder für die weitere Bearbeitung frei gegeben. Für synchrone Groupware-Systeme ist das Sperren auf Objektebene nicht geeignet.
  • Bei optimistischen Strategien können die Gruppenmitglieder lokale Änderungen an gemeinsamen Objekten durchführen. Treten Konflikte bei der Bearbeitung auf, so werden sie erst im Nachhinein erkannt und aufgelöst. Die Auflösung erfolgt entweder unter Einbeziehung der persönlichen Entscheidung der Akteure oder es werden Operationen automatisch angepasst und eventuell auch wieder zurück genommen. Um alle Nutzerintentionen zu wahren werden in Multi-Versioning-Ansätzen für alle nebenläufigen Operationen jeweils neue Objektversionen erstellt.

Durch voneinander unabhängiges Editieren können parallele Versionen eines Dokuments entstehen. Unterstützungsfunktionen zur Verwaltung der einzelnen Versionen sind daher notwendig:

  • Im Text selber:
Kenntlich machen unterschiedlicher Autoren
Anzeigen von Änderungen (ALLE möglichen: Streichungen, Ergänzungen, Layoutänderungen, …)
Entscheidungen über Änderungen: Revidieren oder Akzeptieren.
  • Darstellung:
Wählbarkeit der Granularität bzgl. Bedeutung der Änderung, bzgl. des Umfangs etc.
Markierung am Rand
  • Meta-Information
Anlegen von Änderungshistorien: verwalten von verschiedenen Versionen
Anlegen von Kommentaren
  • Vergleich von Dokumenten

Cloudbasierte Office Software bietet Funktionen aus den Desktop Anwendungen auch für die Zusammenarbeiten in Gruppen an. Unterschiedliche Dokumente, Kalender, Texte, Tabellen, Bilder oder Videos können für bestimmte Personen (private), alle (public) oder Gruppen zur Ansicht oder zur Bearbeitung freigegeben werden. Am weitesten verbreitet ist der „kostenlose“ Onlinedienst von Google. Microsoft brachte 2011 die cloudbasierte Software Office 365 auf den Markt, eine Kombination aus Office-Anwendung, Online-Dienst und Abomodell. In der ersten Version war eine synchrone Zusammenarbeit nicht möglich [2]. Google bietet internetbasierte Anwendungen zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, Zeichnung und Formular kostenlos an. Mehrere Benutzer können gemeinschaftlich ein Dokument bearbeiten. Die Dokumente liegen bei Google und können von überall im Internet über den Browser abgerufen werden. Ein Account bei Google ist dafür notwendig. Für Google Drive gibt es Apps für die gängigen mobilen Betriebssysteme.

Beispiele:

Die Anbieter von cloudbasierter Office Software bieten meist aus einen online filesharing Dienst an, bei dem die Nutzer ihre Dateien hochladen und mit anderen teilen können. Der Dienst lässt sich auf verschiedenen Betriebssystemen, Browsern und mobilen Geräten nutzen, die Dateien werden auf den unterschiedlichen Geräten synchronisiert.

Beispiele dafür sind:

  • Google Drive
  • Dropbox
  • OneDrive von Microsoft

Mass Collaboration (Web 2.0)

Mass collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von einer großen Gruppe von Akteuren, die unabhängig voneinander an einem Projekt arbeiten. Solche Projekte finden typischerweise im Internet mit Web 2.0 Werkzeugen wie Wikis oder kollaboratives Crowdsourcing statt. Web 2.0. ist eine Vision für die Fortentwicklung des Internets, die 2004 durch eine gleichnamige Konferenz ins Leben gerufen und 2005 durch einen Artikel von Tim O'Reilly [3] prominent wurde. Es gibt keine eindeutige Definition, was Web 2.0 ist; Einigkeit besteht vielmehr darin, dass es eher ein geänderter Umgang mit dem Internet ist als eine neue Technologie. Web 2.0 Anwendungen zeichnen sich durch eine leichte, niederschwellige Handhabung aus.

In einem Wiki können die Benutzer Inhalte einfach hinzufügen und bearbeiten. Dabei können die Dokumente gemeinschaftlich bearbeitet werden. Die einzelnen Bearbeitungsschritte können in der Vereinsgeschichte nachvollzogen und gegebenenfalls Änderungen wieder widerrufen werden. Die Seiten werden in einer einfachen Auszeichnungssprache erstellt. Über Vorlagen wird das Layout und die Elemente definiert, die allen Seiten gemeinsam ist. Das größte Wiki ist Wikipedia, das unter den Top 10 der am meisterbesuchten Seiten zu finden ist. Wikis werden auch im Unternehmenskontext für die Zusammenarbeit bzw. für das Wissensmanagement verwendet. Es ist damit möglich, Wissen innerhalb einer Organisation zu strukturieren und zu dokumentieren, damit kann die Suche nach bestimmten Inhalten erleichtert werden.

Die meisten Wiki-Systeme sind serverseitig Open Source Systeme, in deren Hintergrund eine SQL-Datenbank steht. Wikipedia verwendet bspw. MediaWiki. Weitere Beispiele sind:

  • PmWiki
  • DokuWiki

Die Wikifunktion ist auch integraler Bestandteil von Werkzeugen zur Zusammenarbeit wie beispielsweise von Microsoft Sharepoint, einem cloudbasierten Dienst, der sich an Unternehmen richtet.

Groupware

Groupware ist der allgemeine Sammelbegriff für Informationssysteme, die die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Arbeitsgruppen unterstützen. Groupware stellt den Gruppenmitgliedern eine Art „Werkzeugkasten“ zur Verfügung:

  • Elektronische Nachrichtensysteme: ermöglichen den schnellen, asynchronen Austausch von Nachrichten (E-Mail). Die Nachrichten können Texte, Grafiken, Bilder, Ton und Videos sein.
  • Mehr-Autorensysteme: unterstützen die Bearbeitung eines gemeinsamen Dokumentes durch mehrere Gruppenmitglieder.
  • Planungs- und Koordinierungssysteme: unterstützen die Planung von individuellen Aufgaben und Aktivitäten und koordinieren die individuellen Handlungen mit denen anderer Gruppenmitglieder (z. B. Terminfindung über Gruppenkalender).
  • Systeme zur Unterstützung von synchronen Sitzungen: einzelne Besprechungsaktivitäten wie beispielsweise Abstimmungen, Brainstorming werden unterstützt.
  • Systeme zur Unterstützung von asynchronen Sitzungen: machen Diskussionsverläufe sichtbar und Handlungen können nachverfolgt werden.

Beispiele für Groupware:

Elektronische Konferenzsysteme

Mit Videokonferenzsystemen können mehrere Benutzer, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, synchron miteinander kommunizieren. Über die Videokonferenz kann Audio und Video übertragen und dargestellt werden. Als Eingabegeräte werden Kamera und Mikrofon, als Ausgabegeräte Bildschirm und Lautsprecher verwendet. Videokonferenzsysteme wurden für verbindungsorientierte Netze als Erweiterung der Telefonie (Bildtelefonie) entwickelt (H.323-Standard) und liefern sehr gute Qualität bei dedizierten ungestörten Leitungen (mehrere Telefonleitungen werden gebündelt). Die Übertragung des Live-Video-Streams der Teilnehmenden in verteilten Konferenzräumen steht im Vordergrund. Die Einrichtung von Videokonferenzräumen ist aufwändig.

Webkonferenzsysteme wurden für paketorientierte Netze als Erweiterung des Application Sharings entwickelt. Der Zugang erfolgt über das Internet und den Browser, dadurch wird eine Plattformunabhängigkeit erreicht. Für die Audio- und Videoübertragung ist ein Browser Plug-In notwendig. Der Moderator/die Moderatorin der Webkonferenz lädt die Teilnehmenden über E-Mail mit einem Link und Zugangscode zu einem Meeting ein. Die Webkonferenz kann auf wenige Teilnehmende beschränkt sein oder aber auch die Übertragung an große Gruppen erlauben. Meist ist die Anzahl der Video- und Audiostreams beschränkt. Der Moderator/die Moderatorin erteilt das Wort, passiv mitschauen und -hören können eine große Zahl an Teilnehmenden. Damit ist die Webkonferenz auch für virtuelle Vorträge geeignet. Neben Audio- und Videoübertragung bieten Webkonferenzsysteme zusätzliche Funktionalitäten:

  • Freigabe einzelner Bildschirmfenster
  • Freigabe des Desktops
  • Filesharing
  • Applicationsharing
  • Whiteboard: kollaboratives Arbeiten an einem Dokument
  • Chat
  • Protokollfunktion: Aufzeichnen des Webmeetings und wiederholtes Verwenden.
  • Präsentation von Dokumenten wie beispielsweise PowerPoint
  • Gruppenbildung innerhalb des Meetings

Bei fehlender Bandbreite wird meist die Videoqualität verringert, es tritt oft das Problem der fehlenden Synchronizität von Audio und Video auf. Ein weiteres Problem kann die unverschlüsselte Übertragung der Daten im Internet bei sensiblen Kommunikationsinhalten sein.


Beispiele für Desktop-Webkonferenzen:

Literatur

Quellen

  1. Dennis, Alan & Valacich, Joseph: Rethinking Media Richness: Towards a Theory of Media Synchronicity. In: Proceedings of the 32nd Hawaii International Conference on System Sciences. Hawaii, 1999.
  2. Laudon, K. C., Laudon, J. P., & Schoder, D. (2016). Wirtschaftsinformatik: eine Einführung (3., vollst. überarb. Aufl.). Hallbergmoos: Pearson Deutschland. S. 685.
  3. O`Reilly, Tim. What is Web 2.0. Deutsche Übersetzung


Zitiervorschlag

Katzlinger in Höller, Informationsverarbeitung, Kollaboratives Doumentieren (mussswiki.idb.edu/ivwiki)

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