Archivieren

Vom "Papierarchiv" zum "Elektronischen Archiv"

Die Begriffe „Archiv“ bzw. „archivieren“ sind keine neuen Wortschöpfungen. Ganz im Gegenteil – die sprachlichen Wurzeln liegen in der lateinischen Sprache (archivum), die wiederum auf griechische Ursprünge (archeίo) zurückzuführen ist. Dort verstand man darunter (meist öffentliche) Einrichtungen, in denen wichtige Dokumente und Gegenstände aufbewahrt worden sind. Das Aufbewahren und natürlich auch das Wiederfinden von in Archiven abgeleg-ten Dokumenten sind also seit Jahrtausenden von großer Bedeutung.

In der jüngeren Vergangenheit vollzog sich rund um das Thema Archivierung eine ganz wesentliche Erweiterung und Veränderung. Durch das Faktum, dass Infor-mationen nun seit einigen Jahrzehnten auch in elektronischer Form vorliegen können, ergab sich die Notwendigkeit, diese Dokumente auch in elektronischer Form zu archivieren (elektronisches Archiv). Der Begriff der elektronischen Archivierung wird allerdings einerseits sehr unterschiedlich genutzt und andererseits auch durch Funktionalitäten erweitert, die weit über das Ablegen und Wiederfinden von Informationen hinausgehen.

ECM - Die rechtlichen Rahmenbedingungen

Die nachfolgenden Themen sind nur als kurzer Exkurs über die inzwischen sehr komplexen und schwer überschaubaren rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen, die die elektronische Archivierung begleiten, gedacht. Vor allem sollten einige wichtige Begriffe erläutert werden.

Rechtliche Vorgaben und Regelwerke

Aus der Vielzahl von Rechtsvorschriften und sonstigen Regularien, die Einfluss auf die elektronische Archivierung haben, werden nachfolgend nur einige beispielhaft angeführt:

• UGB / BAO – Unternehmensgesetzbuch / Bundesabgabenordnung
• SigG / SigV – Signaturgesetz / Signaturverordnung
• InfoSig / InfoSiV – Informationssicherheitsgesetz / -verordnung
• Basel II
• SOX (oder SOA) - Sarbanes-Oxley-Act (USA)
• 8. EU-Richtlinie
• GDPdU – Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (Deutschland)

CobiT und ITIL

Für die Behandlung dieser Thematik ist folgende Grobgliederung vorgesehen:

• Was versteht man unter "Archivieren"

• Erweiterung der Sichtweise in Richtung "Enterprise Content Management (ECM)"

• Erläuterung der Ausgangssituation aus der Sicht des Anwenders bzw. des Umfelds eines Studenten
  • Wie/wo legt man PC-Dokumente ab?
  • Dateinamenskonventionen
  • Suchbegriffe
  • Überleitung in das betriebliche Umfeld

• ECM - Die technischen Rahmenbedingungen
  • Erkennen des Lebenszyklus von Dokumenten (Information Lifecycle Management (ILM))
  • Datenformate / Archivformate
  • Speichermedien für die Archivierung (Hierarchisches Speichermanagement)
  • Probleme der Langzeitarchivierung
  • Softwarelösungen

• ECM - Die rechtlichen Rahmenbedigungen
  • Compliance / IT-Governance - was ist das?
  • Was versteht man unter Revisionssicherheit?
  • Hinweis auf Begriffe und Regelwerke (CobiT, ITIL, SOX, etc.)