Analysieren als Entscheidungsvorbereitung

Tabellenkalkulationsprogramme können sowohl für Dokumentationsaufgaben wie auch für Modellierungsaufgaben eingesetzt werden; nur mit letzterem beschäftigt sich dieses Kapitel. Die unterschiedliche Ausrichtung der beiden Aufgabenkategorien sollen Ihnen bewusst werden. Tabellenkalkulationsprogramme sind selbst die Implementierung eines Modells – und darauf ergeben sich Restriktionen, die Sie kennen müssen, um darauf Ihre eigenen Modelle aufbauen zu können. Schlussendlich werden S ie erfahren, wie Sie solche Funktionen einsetzen, um Modelle zweckmäßig für Analyseaufgaben aufzubauen. Die Beispiele werden am Open-Source Produkt OpenOffice demonstriert; die Unterschiede zum Marktführer Microsoft-Excel sind aber selten größer als zwischen unterschiedlichen Versionen von Excel. Wenn Sie also Excel schon kennen, was der Normalfall sein dürfte, so ist die Verwendung von OpenOffice eine willkommene Prüfung Ihrer Fähigkeit, vorhandenes Wissen auf zwar andere, aber ähnliche Umgebungen übertragen zu können – eine Fähigkeit, die immer wieder von Ihnen gefordert werden wird.

(K)Ein Modell?

Es wurde eingangs behauptet, man könne Tabellenkalkulationsprogramme sowohl für Dokumentationsaufgaben wie auch für Modellierungsaufgaben verwenden. Wie kann man aber nun erkennen, um welchen Aufgabentyp es sich handelt - bzw. handeln soll?

Modell sind, so haben Sie aus Schauer in Erinnerung, "(stark) vereinfachte Abbilder der Realität, die entwickelt werden, um komplexe Zusammenhänge in den Betrieben wie in der Wirtschaft überschaubarer zu machen und auf wesentliche Elemente oder Eigenschaften zu reduzieren". Weiters wird dort in Erklärungsmodelle und Entscheidungsmodelle unterschieden und rein deskriptive Beschreibungsmodelle als Vorstufe zu Erklärungsmodellen dargestellt.

Mit dem in der Einleitung formulierten "Vorbehalt" verwenden wir das Beispiel einer Tätigkeitsaufzeichnung, wie Sie von Ihnen selbst stammen könnte. Sie sollen (rein deskriptiv) aufzeichnen, welcher Zeitaufwand für Sie bei der Absolvierung dieser Lehrveranstaltung entsteht und dabei zwischen den Lernphasen "Selbststudium", "Tutorium" und "Präsenz" unterscheiden und den Gesamtaufwand je Woche in einer Grafik darstellen. Diese Aufzeichnung stellt eine wesentliche Grundlage für die Entscheidung dar, ob die ECTS-Punktegewichtung mit den Inhalten in Einklang steht - und ist somit Bestandteil eines Entscheidungsmodells.

<Bild LernLog IV1>

Wie können Sie nun beurteilen, ob die in Abb. x dargestellte Lösung eine geeignetes "Modell" darstellt? Manche Faktoren sind "von außen" - also schon von der Abbildung her erkennbar, andere jedoch nur "von innen" - also nur unter Beachtung der Eingabe in den jeweiligen Zellen, da ein feste Eingabe und ein berechnetes Ergebnis "von außen" nicht unterscheidbar sind.

• Der Zeitraum "von - bis" in einer Zelle bedeutet, dass das als Textfeld eingegeben wurde. Damit ist eine Berechung - etwa der Dauer - auf Basis dieser Eingabe zwar nicht unmöglich, aber doch so komplex, dass Sie nicht zu erwarten ist.
• Die getrennte Aufzeichung der Aktivitäten je Lernphase macht eine "modellhafte" Berechnung der Summe je Woche unmöglich
• Kontrollieren würde man dann noch, ob die Kalenderwoche fix eingetragen wurde oder ob das mit einer Formel berechnet wurde; der Wert hängt zweifellos vom Datum ab und wenn diese Beziehung nicht durch eine Formel abgebildet wird, dann ist ein wesentliches Merkmal des Modells nicht abgebildet.

Die Lösung ist Abb. 1 ist also ein typisches Beispiel, in dem das Tabellenkalkulationsprogramm fürs Dokumentieren eingesetzt wurde - dasselbe hätte man auch mit einem Textverarbeitungsprogramm erreichen können; selbst einfache Formeln kann man dort nämlich in Tabellen verwenden.

Wie sonst?

Manche werden sich angesichts Abbildung 1 nun fragen, wie denn sonst man eine solche Aufgabe lösen sollte. Eine mögliche Lösung zeigt Abb. 2:

<Abb. 2 hier einfügen>

Was sind nun die Vorzüge dieser Lösung? Von außen betrachtet ist wenig erkennbar - einige werden wohl sogar die erste Lösung "schöner" finden. Das wird wohl auch stimmen - denn grafische Gestaltung steht manchmal in Widerspruch zu zweckmäßiger Modellierung. Ein paar Indizien für sinnvolle Modellierung sind aber doch erkennbar:

• Manche Zellen sind kursiv, andere in Normaldruck und unterstrichen. Auf den zweiten Blick sollten Sie erkennen, dass die einen berechnet werden, die anderen Eingabedaten sind. Wenn Sie mit der Tabelle arbeiten, werden Sie feststellen, dass Sie mit der TAB-Taste automatisch nur auf jene Zellen kommen, die durch die Unterstreichung gekennzeichnet sind.
• Die Zeiten von und bis sind in getrennten Spalten; es ist daher einfach möglich, die Stunden als Differenz zu berechnen.
• Die Phase ist nun als eigene Spalte ausgewiesen - das ermöglicht es einfach, durch die Anwendung des Befehls "Sortieren" auch eine Gruppierung nach Phase herzustellen.
• Die Summe je Kalenderwoche ist ebenfalls in einer eigenen Spalte ausgewiesen. Das deutet darauf hin, dass dieser Modell einfach erweiterbar sein kann, indem neue Zeilen leicht einfügbar ist. Mehr als die Option kann man von außen nicht erkennen, der Rest ist anhand der Formeln nur von innen prüfbar.

Wenn Sie eine Lehrveranstaltung aus Informationsverarbeitung besuchen, wird Ihnen im Tutorium auch die Tabelle zur Prüfung "von innen" zur Verfügung stehen. Dann können Sie auch die folgenden Modellmerkmale prüfen:

• Die Kalenderwoche wird automatisch berechnet; Sie können diese Zelle nicht ändern, weil diese Zelle gesperrt ist. Sie ist daher auch kursiv gekennzeichnet.
• Datum, von und bis sind Eingabezellen; sind sind durch entsprechend benannte Formate als nicht gesperrt definiert und zur visuellen Kennzeichnung für den User unterstrichen. (Vertiefungsthema Tabellen schützen)
• Stunden werden wiederum berechnet; ebenso die Summe je Kalenderwoche.
• Diese Summe enthält eine relativ einfache Formel, die in jeder Zeile berechnet wird, aber durch eine bedingte Formatierung nur in der jeweils letzten Zeile einer Kalenderwoche angezeigt wird. (Vertiefungthema Bedingte Formatierung)

Diese Tabelle stellt sicher, dass alle Beziehung zwischen den Elementen des Modells, die da wären,

• Die Kalenderwoche ergibt sich aus dem Datum
• Die Stunden ergeben sich aus Beginn- und Endzeit
• Die Summe je Kalenderwoche ergibt sich aus den Stunden je Arbeitsphase in derselben Kalenderwoche
• Die Gesamtsumme ergibt sich aus der Stundensumme aller Tage.

automatisch richtig berechnet werden; ein versehentliche falsche Verknüpfung durch den User kann nicht vorkommen. Sie können nach Aufhebung des Tabellenschutzes auch Zeilen einfügen - die einzige Aktion, die ggf. erforderlich sein wird, ist das Sortieren der Tabelle. Eine Voraussetzung für das Funktionieren des Modells ist nämlich, dass die Daten nach dem Datum aufsteigend sortiert sind.

Diese Voraussetzung können Sie auch nicht "automatisch" beheben - wieso das so ist, erfahren Sie später im Abschnitt "Prozedural vs. Non-Prozedural".

Wenn Ihnen noch Verbesserungsvorschläge für die dargestellte Lösung einfallen, dann haben Sie zweifellos recht - auch der Autor hatte solche. Wir wollen es für den Moment dennoch bei diesem Stand belassen und uns der Frage zuwenden, auf welchem Fundament man bei der Arbeit mit Tabellenkalkulationsprogrammen aufbaut und wieso man manche Probleme mit Tabellenkalkulationsmodellen nicht lösen kann.

Literatur

Weiterführende Links

• Institut für Datenverarbeitung
• Johannes Kepler Universität
• MUSSS-Moodle