Koordination

Die Aufgabe von Koordination wird darin gesehen, die Abhängigkeiten zwischen Zielen, Aktivitäten und Akteuren zu gestalten.

Koordinationsaufgaben

Für die Akteure stellen sich folgende Fragen:

• Was sind die Vorbedingungen, die von den Akteuren oder technischen Systemen erbracht werden müssen?
• Welche logischen Abhängigkeiten gibt es? Können Aktivitäten parallel erbracht werden oder bauen sie aufeinander auf?
• Welche Akteure sind beteiligt (Wer macht was?) und in welchem hierarchischen Verhältnis stehen sie zueinander (Weisungsbefugnis, Vertretungsmöglichkeit, Berichtswesen)?
• Welche Ressourcen werden gemeinsam genutzt und wie ist der Zugriff geregelt?

Anwendungsfelder der Koordination

• Terminkoordination: zentrale und dezentrale Gruppenkalender.
• Vorgangssteuerung: zentral, strukturierte Abläufe: Workflow.
• Projektmanagementwerkzeuge: zentral, für unstrukturierte Abläufe.
• Gemeinsames Material: dezentral, Transparenz des Gesamtzustandes eines Systems.
• Sitzungsunterstützung: Moderationsunterstützung.

Beispiele

Workflow-Management-Systeme (WMS)

Grundlage von Workflow-Management-Systemen sind Geschäftsprozesse, die (teil-)automatisiert ablaufen. Ein Geschäftsprozess ist ein Bündel von Aktivitäten mit einem klar definierten Anfang und Ende. Die Beschreibung, die Steuerung und die Kontrolle der Ausführung des Geschäftsprozesses erfolgt softwarebasiert durch das WMS. Geschäftsprozesse setzen folgende Charakteristika zueinander in Beziehung:

• Aktivitäten (Tätigkeiten),
• ausführende Ressourcen (Personen, Maschinen) und zu benutzende Ressourcen (Betriebsmittel),
• Reihenfolge von Aktivitäten und Ausführungsdauer.

Beispiele von Geschäftsprozessen: Abwicklung einer Reklamation, Beantragung und Abrechnung einer Dienstreise, Kreditvergabeprozess. Bei den Workflow-Managementsystemen liegt der Schwerpunkt auf der Koordination von asynchronen Tätigkeiten. WMS unterstützen Geschäftsprozesse, indem sie

• die Ausführung von Aktivitäten in Geschäftsprozessen,
• Arbeitsaufträge und Arbeitsergebnisse automatisch weiterleiten und zuordnen,
• Arbeitsinformationen und grundlegende Informationen für die Bearbeitung bereitstellen,
• Handlungsalternativen vorgeben,
• die Einhaltung von Fristen und die Qualität der Arbeitsergebnisse überwachen,
• Ergebnis- und Prozessinformationen speichern und als Transparenzdaten bereitstellen.

Die funktionalen Aspekte eines WMS lassen sich wie folgt konkretisieren:

• Funktionaler Aspekt: beschreibt die funktionalen Einheiten, d.h. die Workflows selbst bzw. ihre Rahmenstruktur mit elementaren Sub-Workflows.
• Verhaltensbezogener Aspekt: konstituiert den Kontrollfluss zwischen den Subworkflow seines gemeinsamen (Super-) Workflows mit der Regelung von kausalen und temporalen Zusammenhängen zwischen den Subworkflows.
• Informationsaspekt: betrifft den Datenfluss in den Workflows.

Gruppenkalender

Zur Terminplanung und Koordination von vielen Personen innerhalb einer Organisation werden Gruppenkalender verwendet. Terminkonflikte werden erkannt und Termine, an denen alle Mitglieder einer Gruppe Zeit haben, werden automatisch gefunden. Der Gruppenkalender kann mit den mobilen Endgeräten synchronisiert werden.

Gruppenkalender sind oft integrierte Bestandteile von Groupwaresystemen wie z. B. Novell Groupwise oder Microsoft Outlook. Auf den Schutz der Privatsphäre soll besonderer Wert gelegt werden, so soll jeder Benutzer selbst bestimmen können, wem und welche Informationen über seine Person zugänglich sind.

Terminkoordination: Doodle

Doodle ist ein einfaches, kostenloses Werkzeug zur Terminabstimmung und einfachen Online-Umfragen, das im Web zur Verfügung steht. Das Werkzeug kann anonym und ohne Registrierung verwendet werden. Jeder der den Link zu einem Termin oder Umfrage hat, kann daran teilnehmen.

Doodle

Zitiervorschlag

Katzlinger in Höller, Informationsverarbeitung I, Koordination#Überschrift (mussswiki.idb.edu/iv1)